RFPとは
RFPについて正しく理解するには、まず基本的な定義を押さえておく必要があります。似たような用語であるRFI・RFQとの違いについても解説します。
RFPの定義
RFP（Request for Proposal）とは、発注する企業側がSler（システムインテグレーター）やベンダーに対して、システムの構築や変更を依頼するときに、自社システムに必要な要件や解決したい課題などを示す書類を指します。日本では「提案依頼書」と呼ばれるものであり、システムを発注する際は必ず用意しておきたい書類です。
RFPを作成する目的
RFPを発注企業が作成する目的としては、発注側の考えをシステム開発者側に漏れなく伝え、相互理解を深めるという狙いがあります。どのようなシステムを必要としているかは、個別の企業によって異なるため、要望や条件、解決したい課題などを細かな部分まで双方が擦り合わせておくことが重要です。
発注企業と開発企業のコミュニケーションがうまく取れていないと、システムの構築や変更にマイナスの影響が出てしまう恐れがあるでしょう。事前に大事な部分の認識を共有しておくことで、後からトラブルが発生することを防ぐ目的があります。
RFI・RFQとの違い
RFPと似た言葉に、RFI（Request for Information）と呼ばれるものがあります。これは「情報提供依頼書」と呼ばれるものであり、発注企業がSlerやベンダーに対して、会社情報・実績・提供可能なサービスなどの情報を提示するように求めるための書類です。
また、RFQ（Request for Quotation）は「見積依頼書」のことであり、システムの構築や変更にかかる見積額を具体的に知りたいときに依頼する書類です。RFQがあることで、他社との比較が行えるようになり、価格に見合ったサービスの提供を受けられるのかを判断できます。
RFPを作成する3つのメリット
RFPを作成することで、発注企業は次のようなメリットを得られます。
RFPを作成する3つのメリット
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・良い提案を受けやすくなる ・予算や納期が妥当なものかを判断しやすくなる ・トラブル防止につながる |
各メリットについて、さらに詳しく見ていきましょう。
良い提案を受けやすくなる
RFPを作成することによって、開発会社から良い提案を受けられる可能性が高まります。まだ細かな部分までは具体化されていない要求であったとしても、発注企業の要求のアウトラインを文書化することによって、システム開発会社に対して「何をしてもらいたいか」を明確に伝えることができ、良い提案を受けやすくなるでしょう。
軸となる部分の要求を明らかにすることで、自社では気づきにくい点で技術的な提案を受けやすくなり、より良いシステムの構築や変更を目指すことが可能になります。
予算や納期が妥当なものかを判断しやすくなる
RFPを作成することで、自社の要求や解決したい課題が明らかになり、見積書を出してもらったときに検討しやすくなります。提供されるサービス内容と、自社が設定していた予算に妥当性があるかを判断しやすくなるでしょう。
また、納期や作業スケジュールといった部分でも、無理がないかを精査でき、開発会社との認識を共有することにつながるはずです。
トラブル防止につながる
システム開発について全社的な希望要件をRFPにまとめることで、正しい情報や要望を不足なく伝えることが可能になります。システムが完成してからイメージと違ったものになっている場合、大幅な作業スケジュールの変更や追加予算などが必要になることもあるでしょう。
後からトラブルが発生することを防ぐには、できるだけ早い段階で問題点になりそうな部分を洗い出しておくことが大事です。トラブル防止という観点からも、RFPの作成は重要だといえるでしょう。
RFPを作成する手順
RFPをスムーズに作成するには、基本的な手順を押さえておくことが大事です。RFPを作成するときは、以下の流れに沿って作ってみましょう。
RFPの作成手順
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1.開発目的を明確化する 2.課題点を洗い出す 3.解決策を見つける 4.RFPを作成する |
各手順のポイントについて、さらに詳しく解説します。
開発目的を明確化する
RFPを作成するときは、「なぜシステム開発を行う必要があるのか」「新たにシステムを導入することで達成したい目的は何か」を明確にしておく必要があります。開発目的が明らかにならなければ、せっかく良いシステムが構築されたとしても、うまく使いこなせないまま放置されてしまう懸念が生じます。
システム開発にはそれなりの予算が必要になるので、無駄な予算を費やしてしまわないためにも、開発目的をしっかりと確認しておきましょう。
課題点を洗い出す
自社が現在抱えている課題や優先的に解決すべき課題は何かを把握することで、より良いシステム開発を進めていけます。自社の課題を解決するためのシステムを構築するには、経営層やIT担当者だけでなく、実際にシステムを利活用する現場の社員の声も丁寧に聞き取っていくことが大切です。
社内のさまざまな意見を集めたうえで、会社としてRFPを作成すれば、開発会社に明確なメッセージを伝えやすくなるでしょう。
解決策を見つける
自社の課題を把握したら、課題ごとに優先順位を付けて、順番に解決策を立てていくことが大事です。その際に、新たにシステムを導入することで、それらの課題が解決できるのかを精査することも大切だといえます。
システムを導入するだけで、すべての課題が解決するわけではないので、多角的な視点を持って対応していく必要があります。課題によっては業務の進め方の見直しや、組織体制を変更することによって解決する場合もあるので、柔軟な発想で向き合ってみましょう。
RFPを作成する
RFPを作成するときは、盛り込むべき内容をしっかり押さえておく必要があります。特に形式はありませんが、主な項目としては次の点が挙げられます。
RFPに盛り込んでおきたい主な項目
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・システム開発が必要となった背景 ・自社が抱える主な課題と開発目的 ・目標および成果 ・費用、スケジュール（納期） ・ターゲット ・提案依頼の範囲 ・実現したい機能に関する要求 ・運用保守に関する要求 ・教育研修に関する要求 ・納品物一覧および納品サンプルの明示について ・制約事項やリスクについて ・ベンダー側の体制について ・自社の体制について ・自社の情報（基本情報・組織図・事業概要など） |
上記のような項目をRFPに盛り込みつつ、必要に応じて項目を追加してみましょう。開発会社とコミュニケーションを取りながら、分かりやすいRFPを作成していくことが大切です。
RFPを上手に作成するポイント
RFPをうまく作成するには、次の3つのポイントを踏まえておくことが大切です。それぞれのポイントをきちんと理解しておきましょう。
RFPを上手に作成する3つのポイント
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・システム化の背景や導入目的を明確に伝える ・システムに期待していることを過不足なく伝える ・追加要求ができるだけ発生しないようにする |
システム化の背景や導入目的を明確に伝える
PFPを作成するときは、システムを導入する背景や目的を開発会社にきちんと伝えることが大切です。たとえば、新たなシステムを導入する理由として挙げられるのが「既存システムの老朽化」ですが、すべてのシステムをただ刷新すれば良いというわけではありません。
自社が抱えている課題が何かを明示し、その解決のためにどのようなシステムが必要であるかを精査して、RFPとしてまとめてみましょう。
システムに期待していることを過不足なく伝える
新たに導入するシステムについて期待していることは、RFPに盛り込む必要があります。ただし、過度な期待をするあまり、現実的ではない要件を記載するのは避けたほうが無難です。
場合によっては、システム開発費が大きく増加する原因にもなってしまうので、自社として本当に実現したいことを整理する必要があります。考えている要求が、システム開発において実現可能であるかを事前の問い合わせや打ち合わせなどでよく確認しておきましょう。
追加要求ができるだけ発生しないようにする
RFPに記述していない要求を後から加えることは避ける必要があります。なぜなら、予算や納期に支障が出る恐れがあるからです。
RFPに記載していない要求を後からする場合、開発会社からの修正案や費用の見直しを待つ必要があり、スケジュールや予算に大きな影響が出ることもあります。RFPを開発会社に提出するときは、社内で内容に問題がないかを十分に検討しておく必要があるでしょう。
まとめ
自社が抱える課題の解決のために、RFPを作成するときは開発目的や予算、求める機能などを明確にしておく必要があります。開発会社との間で認識にズレが生じていると、費用やスケジュールに大きな変更が生じ、後からトラブルが起こる原因にもなりかねません。
発注側と開発側の双方で、円滑にシステム開発を進めるために、RFPの作成を通じてしっかりとコミュニケーションを取ることが大切です。RFPに盛り込むべき項目などをよく確認したうえで、事前の打ち合わせを納得がいくまで行ってみましょう。
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