Webサイトリニューアルで失敗しない制作会社の選び方とRFP作成法

制作会社を探し始めても、どこも似たように見えて決め手がわからない、複数社に声をかけたが比較の仕方に迷う。そんな状況を防ぐための、制作会社の選び方とRFP(提案依頼書)の作成方法について解説します。

制作会社選びで失敗しないために、まずRFPで土台を揃える

制作会社選びで起こりやすい失敗は、各社に個別で問い合わせをした結果、提案の前提条件がバラバラで比較ができないという状態です。ある会社には要件を詳しく伝え、別の会社には概要しか伝えていないと、見積もりも提案の質も揃わず、結局「価格の安さ」だけで判断することになりかねません。

これを防ぐのがRFP(Request for Proposal、提案依頼書)です。目的や要件を一つの資料にまとめ、複数の制作会社に同じ条件で提示することで、提案内容や見積もりを公平に比較できるようになります。

このあと、RFPの基本的な考え方から、具体的な作成手順、そして制作会社を選ぶ際の判断基準まで、順番に解説していきます。

RFPと他の資料との関係を整理

RFPとは何か

RFPは、リニューアルの目的、現状の課題、必要な機能、想定予算、スケジュールなどをまとめ、制作会社に提案と見積もりを依頼するための資料です。RFPをもとに、各社は自社の強みを踏まえた提案書を作成し、発注元はそれらを比較検討します。

社内提案書・要件定義書との違い

社内提案書は社内の意思決定者に向けた資料、要件定義書はリニューアルの詳細な仕様を固めるための資料です。RFPは、この2つで整理した内容をもとに、社外の制作会社に向けて要件を伝えるための資料という位置づけになります。社内提案書や要件定義書の段階で内容が固まっていれば、RFPの作成もスムーズに進みます。

RFPに盛り込むべき項目と作成の手順

RFPには、主に以下の項目を盛り込みます。

01. プロジェクトの背景と目的
なぜリニューアルを行うのか、何を達成したいのかを記載します。

02. 現状の課題
現在のサイトが抱えている課題を、可能な範囲で具体的に記載します。

03. 依頼したい業務範囲
デザイン、実装、コンテンツ制作、CMS構築など、どこまでの範囲を依頼したいのかを明記します。

04. 必要な機能・要件
問い合わせフォーム、多言語対応、CMSの種類など、必要な機能や技術要件を記載します。

05. 想定予算とスケジュール
概算の予算感と、公開希望時期を記載します。幅を持たせた記載で構いません。

06. 評価基準
提案を比較する際に、何を重視するのか(実績、体制、費用、提案内容など)を記載しておくと、制作会社側も的を絞った提案がしやすくなります。

07. 提出期限と選定スケジュール
提案書の提出期限、選定の時期、契約開始の目安を記載します。

それぞれの項目に、実際どのような文章を書けばよいか迷う場合は、以下の記事で項目ごとの記入例を紹介しています。

制作会社を選ぶ際に確認したい基準

RFPをもとに各社から提案が届いたら、以下の観点で比較します。

価格の安さだけで選んでしまうと、公開後の運用サポートが手薄だったり、想定していた機能が実装されていなかったりすることがあります。提案内容が自社の課題をどれだけ理解した上でのものかを確認することが、費用以上に重要な判断材料になります。

RFPを作っただけでは、良い提案は返ってこない

RFPのフォーマット自体は整えられても、記載する要件が曖昧なままだと、制作会社側も的確な提案がしづらくなります。RFPの精度は、その前段階である社内提案書での目的整理と、要件定義での要件の具体化にどれだけ手をかけたかに左右されます。

また、RFPの要件は、業務を理解した担当者が「これで解決できるだろう」と考えた内容であるため、Web制作やシステムの視点で見るとより効率的な方法が他にある可能性もあります。要件を固める前に、解決したい課題そのものを制作会社に相談してみると、要件の精度が上がりやすくなります。

RFPを送付する前に、自社内で評価基準の優先順位をあらかじめ決めておくことも重要です。価格を重視するのか、実績を重視するのか、担当者との相性を重視するのかが関係者間で揃っていないと、選定の場で意見がまとまらず、決定が長引く原因になります。

依頼前に確認しておきたいチェック項目

RFPを送付する前に、以下の点を確認しておくと、後の比較検討がスムーズになります。

• 目的と現状の課題が、具体的に記載されているか

• 依頼したい業務範囲が明確になっているか

• 想定予算とスケジュールに、無理のない幅を持たせているか

• 評価基準について、社内の関係者間で認識が揃っているか

• 提案の提出期限と、選定スケジュールが明記されているか

自社で対応できる範囲と、外部に相談した方がよい範囲

自社で判断しやすい範囲

リニューアルの目的や現状の課題の整理、社内での評価基準の設定は、自社内で進めやすい範囲です。特に、自社の事業やユーザーについての理解は、社内の担当者が最も詳しい部分でもあります。

外部相談が有効な範囲

RFPの項目整理や、提案内容の技術的な妥当性の確認は、専門的な知見があると精度が上がりやすい領域です。また、要件そのものが自社の課題に対して最適な解決策かどうかを、固める前の段階で相談してみるのも一つの方法です。RFP作成自体を外部の専門家に相談しながら進めるという方法も選択肢の一つです。制作会社選びの基本的な考え方については、以下の記事も参考にしてください。

よくある質問

Q. RFPとは何ですか？

A. RFPはRequest for Proposalの略で、提案依頼書のことです。リニューアルの目的や要件、予算、スケジュールなどをまとめ、複数の制作会社に同じ条件で提案と見積もりを依頼するための資料です。

Q. RFPと相見積もりは何が違いますか？

A. 相見積もりは主に価格を比較するための依頼ですが、RFPは価格だけでなく、提案内容や実績、体制まで含めて総合的に比較することを目的としています。RFPを使うことで、価格以外の判断材料も揃った状態で比較検討ができます。なお、見積もりのみを依頼する書類はRFQ(見積依頼書)と呼ばれ、RFPとは役割が異なります。用語の違いはこちらの記事でも詳しく解説しています。

Q. 制作会社は何社くらいに声をかければよいですか？

A. 一般的には3社前後に声をかけ、比較検討することが多い傾向にあります。声をかける数が多すぎると、比較や選定にかかる社内の工数が増えるため、自社の業種やリニューアル内容に近い実績を持つ会社に絞り込んでから声をかけると、無理のない比較がしやすくなります。

Q. 価格が一番安い会社を選んでも良いですか？

A. 価格だけで判断すると、公開後の運用サポートが手薄だったり、想定していた機能が含まれていなかったりする可能性があります。見積もりの内訳や、提案内容が自社の課題をどれだけ理解しているかを確認した上で判断することをおすすめします。

Q. RFPは自社だけで作成できますか？

A. 目的や現状課題の整理は自社内で進めやすい範囲です。一方、RFPの項目の整理や、提案内容の技術的な妥当性の確認については、外部の専門家に相談しながら進めると、精度の高いRFPを作りやすくなります。

Q. RFPを作らずに制作会社を選ぶことはできますか？

A. RFPを作らずに個別で問い合わせることも可能ですが、各社に伝える前提条件がバラバラになりやすく、比較検討が難しくなります。複数社を公平に比較したい場合は、RFPを用意しておくことをおすすめします。

制作会社選びは、価格ではなく課題への理解度で判断する

制作会社選びで比較検討がうまくいかない原因の多くは、各社に伝えている前提条件が揃っていないことにあります。RFPを用意し、目的・現状課題・要件・予算・評価基準を同じ条件で伝えることで、提案内容や見積もりを公平に比較できるようになります。

比較の際は、価格の安さだけでなく、提案内容が自社の課題をどれだけ理解した上でのものかを確認することが、リニューアル後の成果を左右します。

株式会社デパートでは、RFP作成の相談から、要件定義、そして制作・公開後の運用まで、一貫して伴走支援しています。制作会社選びの進め方に迷う場合は、要件の整理から一緒に進めることも可能です。

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