RFPとは？必要な項目やサンプルをご紹介

RFPは、Request for Proposalの略称で、日本語では提案依頼書といいます。ユーザー企業がシステム開発やリプレイスを外注する際に、発注先であるベンダーに自社の提案を伝えるための文書です。RFPには、システム構築を行う際に必要な機能要件や、システム開発により改善・解決したい自社の課題、実現したい姿などをまとめ、ベンダーに提出します。

ベンダーは、依頼者から提供されたRFPの内容に沿って提案書や見積書を作成したのち、契約が決まれば開発に進んでいきます。自社の意図にあったシステム開発を行うためにも、RFPは欠かせない文書です。

ここでは、RFP作成の目的を紹介します。RFPは、社内外での情報共有に役立つ文書です。

依頼内容を漏れなく伝えるため

RFPには、自社が伝えたい内容をベンダーに間違いなく伝える目的があります。RFPを作成しないと、自社がイメージする理想の形と、実際に開発されたシステムにズレが生じる可能性があります。システム開発では、大きなお金が動くため、認識のズレにより修正が発生してしまうと、さらにコストの負担が増してしまうでしょう。

また、一度開発したシステムは長く活用することを前提としているため、使用していく中で不便が生じないよう、開発時点で理想の形を正確に伝える必要があります。RFPとして紙面やデータで記録を残しておくと、後で確認しやすいメリットもあります。

自社内で情報共有するため

RFPは、ベンダーだけでなく、自社内で「何を導入するのか」の情報を共有するためにも役立ちます。経営層やリーダーでシステム導入を検討している場合、現場の従業員が状況を理解できずトラブルになったり、システムが社内で普及しなかったりする恐れがあります。導入後、社内でスムーズに活用するためにも、RFPで事前に情報を統一しましょう。

ここでは、理想のシステムを実現するためにRFPに記載したほうがよい項目を3つ紹介します。RFPに記載する必要のある主な項目は、以下の通りです。

理想のシステム開発をするためには、適切な情報を詳細に伝える必要があります。

1.概要

概要には、自社の現状や解決すべき課題、ゴールなどを詳細に記載します。自社にどのような機能が必要かをベンダーが把握するためにも、企業の全貌を伝えることを意識しましょう。何のために行うのか、目的を明らかにするとそのゴールに向かうためにはどのようなシステムが必要であるかが見えてきます。また、どのくらいの費用や納期でシステムを導入したいかも伝えましょう。

2.提案依頼内容

提案依頼内容は、どのような情報を盛り込んだ提案書を作成してほしいかを伝える部分です。課題解決や目的達成のためにどのようなシステムがあるとよいか、反対に必要のない機能はどのようなものかなどを記載すると、自社にマッチしたシステム開発が行えるでしょう。また、納品後のサポートや運用体制などについても記載しておくと、導入後もスムーズに活用を進められます。制約やリスクについても記載して、ミスマッチやトラブルを防ぐことが大切です。

3.選考の進め方

ベンダーから提案書を受け取った後、複数のベンダーからどのような手順で依頼先を選定するのか、評価の基準はどのようなものであるかを記載しましょう。また、ベンダーからしっかり提案を受け取れるよう、提出先も記載しておくのがおすすめです。採点基準を明確に記載すると、ベンダーとのミスマッチが減り、有利に進められるでしょう。

ここでは、RFPの書き方を紹介します。どのような項目があるかを把握したら、実際にどのような情報を書き込めばよいかを確認しましょう。

概要

概要内のいくつかの項目をピックアップしてサンプル文を紹介します。
自社の課題：
・2010年に開発された古いシステムを使用しており、サーバーOSの保守が来年で切れてしまうことと、機能面での不足が目立つようになってきたことを踏まえて、システムの刷新を考えている。

目標：
・品質面において、80名が同時にシステムへアクセスしても、全画面で検索や保存、更新処理が3秒未満で完了することを目指す。

現在のシステム情報：
・現在は、各スタッフのPCにインストールしているExcelを活用して、案件や顧客情報を管理している。使用PCは、すべて社内LANに接続されていて、共有フォルダを利用して関係者に情報を共有している。

提案依頼内容

提案依頼内容のうち、いくつかの項目をピックアップしてサンプル文を紹介します。

機能要件：
・顧客情報を一覧でまとめて表示できるようにし、一覧画面で編集や削除、新規登録が行える機能を付与する
・検索条件には、会社名・部署名・氏名・属性情報・商談履歴などを追加する
・条件検索後の一覧情報をExcel形式で出力できる機能を追加する

非機能要件：
・一定レベル以上のセキュリティを要すること
・認証や認可、暗号化によるセキュリティ機能を追加する
・操作が直感的で誰もが使いやすいシステムになっていること

サポート体制：
・サーバーのセキュリティレベルの保守を依頼する
・運用者と営業者に向けて教育や研修制度を設ける

予定費用：
・初期費用は、項目別の金額を記載し、内訳が分かるようにする

選考の進め方

選考の進め方のうち、いくつかの項目をピックアップしてサンプル文を紹介します。

評価基準：
・RFPに記載しているすべての要件を満たしており、運用に必要な機能が備わっていること
・セキュリティ体制が整っており、データの情報漏洩や改ざんが起きにくく機密性の高いシステムになっていること
・導入後にトラブルが発生した際、迅速に復旧できる体制が整えられていること
・使用者が疑問をすぐに解決できるようマニュアルやヘルプデスクサポートが機能していること
・プロジェクトの全体スケジュールが実現可能であること
・初期費用や月額費用の見積金額が作業内容に見合っていること
・過去実績や技術経験が豊富であること

RFP（提案依頼書）は、自社が理想とするシステムを導入するために欠かせない文書です。ベンダーに自社が導入したいシステムのイメージを詳細に共有し、ズレを生じさせないためにも、記載が必要な項目を事前に押さえておく必要があります。また、項目内容は詳細に記載すると、正確な情報共有が可能です。新しく導入するシステムをフル活用するためにもRFPを作成して、社内外で認識を揃えましょう。

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