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ウェビナーとは?開催までのステップやメリット・デメリットを解説

ウェビナーとは?開催までのステップやメリット・デメリットを解説
近年、オンラインで会議などを開催する機会が増えています。これは、テレワークの普及やオンライン会議システムが多く登場したことにより、オンラインで会議を利用できる環境が整ったためです。 また、会場に集合してセミナーを開くのではなく、オンラインで開かれるケースが増えています。オンライン形式で行われるセミナーのことをウェビナーと呼びますが、具体的にどのようなステップで開催すれば良いのでしょうか。 この記事では、ウェビナーの開催方法やメリット、デメリットについて解説します。
ウェビナーとは?開催までのステップやメリット・デメリットを解説

ウェビナーとは?

ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語であり、オンライン上で開催するセミナーのことです。ウェブセミナーやオンラインセミナーと呼ばれるものが、ウェビナーに該当します。

ウェビナーの場合、インターネット接続できるデバイスがあれば、基本的にどこでも受講可能です。セミナーの内容によっては、カメラ機能がなくてもマイクとスピーカーさえあれば利用でき、スマートフォンを用いて受講できる場合もあります。

ウェビナーは、オフラインで開催していたセミナーよりも、気軽に参加できるなどの理由で近年普及しています。

 

ウェビナーの配信方法

ウェビナーとしてセミナーを開催する場合、配信方法として以下のパターンが存在します。

  • リアルタイム配信
  • オンデマンド配信

それぞれの配信方法の特徴は、以下のとおりです。

 

リアルタイム配信

リアルタイム配信とは、配信時間をあらかじめ決めておいてライブ配信をする方法です。会場に集合して行う従来型のセミナー同様に、時間になったら全員がセミナーを受けることになります。

リアルタイム配信の場合、受講者のリアクションなどを見ながら説明する内容を若干変化させるなど、柔軟な対応ができるメリットがあります。また、受講者からの質問にリアルタイムで回答できる点も大きな魅力です。

一方、時間が限定されるため都合が悪く参加できないという方が発生するデメリットもあります。

オンデマンド配信

オンデマンド配信とは、録画した動画を後日配信して、参加者にいつでも視聴してもらえる方式です。リアルタイム配信のように、参加者全員が同じタイミングで受講するのではなく、ばらばらに受講します。

オンデマンド配信の場合、自分の好きなタイミングで視聴できるため、より多くの方に参加してもらえる可能性が高いです。また、場合によっては数回に分けてじっくりと視聴したり、一度聞いてわからなかった箇所を再度視聴したりすることも可能です。

一方で、オンデマンド配信のようにリアルタイムでやり取りできないため、その場で疑問点がある場合は問い合わせてもすぐに回答を受けられないというデメリットもあります。

ウェビナーを開催するメリット

ウェビナーを開催するにあたって、以下のようなメリットがあります。

  • コスト削減につながる
  • 参加者のセミナー参加のハードルが下がる
  • 場所や人数に制限がなくなる

各メリットについて、詳しく解説します。

 

 

コスト削減につながる

通常の集合形式のセミナーを開催する際に、自社の会議室などで対応できない場合は会場をレンタルする必要があります。会場の規模によっては多額のレンタル費用がかかるため、大きな出費となります。

一方、ウェビナーの場合は会場をレンタルする必要がありません。また、使用する機材もインターネットに接続できるデバイスと、マイクやカメラがあればウェビナーを開催できます。

これにより、セミナー開催にかける費用を大幅に削減することができます。

参加者のセミナー参加のハードルが下がる

ウェビナーを開催するメリットとして、参加者側としても気軽に参加できる点が挙げられます。たとえば、首都圏で開催するのに遠方から出席する人がいる場合、移動するのに費用と時間がかかります。

場合によっては、セミナー費用よりも高くなるため、参加を見送る場合もあるかもしれません。その点、ウェビナーであればインターネット接続できるデバイスなどがあれば、全国どこでも受講できます。

また、オンデマンド形式であれば時間に関係なく参加可能で、参加のハードルを下げられるため、多くの参加者を見込めます。

場所や人数に制限がなくなる

集合してセミナーを開催する場合、規模が大きなセミナーの場合は開催する場所が限られます。首都圏であれば大きな会場が多く存在しますが、地方都市などでは規模に合った会場を利用したくても、すでに予約で埋まっているなどの理由で会場選びに苦労する場合が多いです。

そこで、ウェビナーを開催すれば場所や人数に関係なく開催可能です。利用するウェビナーのソフトウェアによっては、参加人数に制限がかかる場合がありますが、適切なソフトウェアを利用すれば人数制限なく開催できます。

ウェビナーを開催するデメリット

ウェビナーを開催するにあたって、デメリットとして以下のような点が挙げられます。

  • 通信環境によっては音声や画質が乱れてしまう
  • 参加者が離脱しやすい
  • 参加者とコミュニケーションがとりにくい

各デメリットについて、詳しく解説します。

 

 

通信環境によっては音声や画質が乱れてしまう

ウェビナーにおいて、最も注意しなければならないのがインターネット回線の状態です。開催する側の通信環境が悪い場所でウェビナーを開催すると、音声や画像が途切れてしまう場合が多いです。

これは、インターネット回線の混雑だけでなく、Wi-Fiを利用している場合はルーターとデバイス間との接続の状態で障害が発生することもあります。ほかにも、参加人数が多すぎるとサーバーが混雑して遅延などが発生するリスクがあります。

参加者が離脱しやすい

ウェビナーの場合、気軽に参加できるメリットがある一方、自由に離脱できる点が主催者側としてはデメリットとなります。集合式のセミナーであれば、会場において参加者の反応などを確認できる一方、ウェビナーでは基本的に反応を確認しにくく、単調になってしまい離脱されることも考えられます。

ウェビナーを動画感覚で流すケースもあり、主催者側としては本来伝えたいことが相手に伝わらないかもしれません。

参加者とコミュニケーションがとりにくい

ウェビナーの場合、主催者側としては基本的に参加者の顔を見ずに一方的に話す形式となります。集合式のセミナーの場合、講師によっては参加者と積極的にコミュニケーションを取ることもありますが、ウェビナーではコミュニケーションを取ることは難しいです。

カメラをオンにして参加してもらうことで、表情などは確認できる一方、参加するハードルが上がり、積極的に参加してもらいにくくなります。

コミュニケーションという観点で言えば、集合式のセミナーではワークショップなどを開催して参加者との接点を作ることがありますが、ウェビナーではそのような接点も生まれないというデメリットがあります。

ウェビナー開催までのステップ

実際にウェビナーを開催するまでのステップとして、以下のような流れで準備を進めます。

  1. コンテンツ作成・ウェビナーツールの選定
  2. 登録サイトと集客サイトを作成する
  3. 資料作成・ウェビナー開催

各流れについて、詳しく解説します。

 

 

コンテンツ作成・ウェビナーツールの選定

ウェビナー開催にあたり、最初に対応すべきなのがコンテンツの作成です。コンテンツ作成において、ウェビナーのターゲットを明確にして、ターゲットが要求する情報を含めながらコンテンツをまとめてください。

コンテンツ作成と同時に、利用するウェビナーツールを選定します。ウェビナーツールは、操作性がよく、画面や資料を共有しやすいものを選定してください。

さらに、権限管理を運営者側でコントロールできると、勝手に録画されるなどのトラブルを防止できます。また、ウェビナーツールは機能面だけでなく以下の観点で選定することも重要です。

  • 予算
  • サポート

特に、初めて選定する場合はサポート体制が充実しているツールを選べば、いざという時にも安心です。

登録サイトと集客サイトを作成する

使用するツールなどを設定したら、ウェビナーの登録サイトを作成してください。セミナー内容を紹介しつつ、フォームを用意して自動的に登録を受け付ければ、運営側の負担を大きく削減可能です。

さらに、以下のような機能があれば、さらにウェビナーの開催をする上で役に立つでしょう。

  • 自動返信メール
  • 受講表の発行
  • リマインドメールの自動送信

ただし、登録サイトを作成しただけでは参加者を集めることは難しいです。そこで、集客サイトを作成してウェビナーを宣伝する必要があります。

資料作成・ウェビナー開催

セミナーのコンセプトを決めたら、実際に使用する資料を作成します。ウェビナーの内容に即した資料を作成することになりますが、ウェビナーの内容とまったく同一にするのではなく、ある程度違いを持たせて作成しましょう。

これは、資料とウェビナーの内容が同じになると、参加者がウェビナーに対する興味を失う可能性があるためです。また、ウェビナー終了後に実施するアンケートも作成してください。

これらすべての準備が整ったら、集客とリハーサルを実施して本番に備えます。

まとめ

ウェビナーは、気軽にセミナーを開催できる方法として、高い注目を集めています。テレワークが普及した昨今では、ウェビナーに参加するための機器なども揃っている場合が多く、参加しやすいメリットもあります。

ウェビナーを開催するにあたっては、従来の集合式セミナーと同じく目的を明確にして開催することが重要です。今回紹介したポイントを加味して、ウェビナーの開催を検討することをおすすめします。

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