サイトリニューアルの要件定義とは？手順や必要な項目を紹介

ここでは自社のサイトリニューアルを実施する前に、知っておきたい要件定義や周辺知識について解説します。リニューアルはただ業者に依頼するのではなく、自社で要件定義を行ったうえで進めるとミスマッチを減らし進められるでしょう。

要件定義書とは

サイトリニューアル時の要件定義とは、リニューアルの目的やサイトのコンセプト、必要な機能やかけられる費用などの詳細を整理することです。要件定義を行うと、自社だけでなく制作を依頼する会社との認識を合わせる際も役立つでしょう。

要件定義が曖昧な状態でサイトのリニューアルを実施すると、イメージに沿ったリニューアルが行えなかったり、費用をかけたにもかかわらず失敗に終わったりする可能性があります。要件定義の内容をまとめたものを要件定義書といい、社内で共有するほか業者に提出します。

RFPとは

要件定義書とあわせて聞く機会の多いRFPは、自社から制作会社に対しての依頼内容をまとめた文章です。提案依頼書とも呼ばれており、要件定義と重複する内容も多く見られます。要件定義書もRFPも、制作会社に対して自社の目的や具体的なイメージを伝える目的を含んでいます。

RFPの詳細や作成ポイントを知りたい方は、下記記事もぜひ参考にしてください。
https://depart-inc.com/blog/about-rfp/https://depart-inc.com/blog/rfp-rfi-rfq/

ここからはサイトリニューアル時に必要な要件定義と書類作成の手順を紹介します。闇雲に書類を作り始めるのではなく、まずは情報収集を行いましょう。

情報収集と課題の明確化

リニューアルにあたって、自社のサイトが抱える課題を洗い出します。サイト分析ツールを活用し、具体的な数値課題を見つけ出しましょう。分析により伸びが悪い数字やマイナスになっている数字に着目し、どのようにリニューアルしていけば良いか考えていきます。

複数の課題が見えてきた場合、優先順位をつけておきましょう。優先順位を設けることで、どのようなリニューアルやコンテンツの追加が必要なのか、改善点が明確になります。

方向性決めとリニューアルするページの整理

課題を洗い出したら、どのようなリニューアルを進めるか方向性を定めましょう。課題を解決するためにサイトにコンテンツを追加するのか、既存ページを改めるのか、具体的な方法に落とし込んでいきます。

たとえば、商品紹介のページの閲覧数や滞在時間が短い場合、情報が不足していたり見にくかったりといった課題が浮かび上がります。その場合は既存ページの充実を図りましょう。一方で、サイトに情報量が足りない場合はコンテンツの追加を検討しましょう。

関係者との合意形成

リニューアルの課題や具体的な方向が定まったら、社内でプレゼンテーションを行い従業員の合意を得ましょう。サイトのリニューアルは専任者をアサインし進めていく会社がほとんどですが、関係者に情報を共有し合意を得たりアドバイスを得たりしながら進める方法がおすすめです。

サイトリニューアルは会社の費用を投資するため、社内で納得してもらい進める必要があります。同意が得られないと計画そのものの見直しが必要となり、スケジュールの再調整や業者の選び直しなど大きなトラブルに発展する可能性もあるでしょう。とくに、規模の小さい会社の場合は従業員の足並みを揃えてリニューアルを進めていきます。

RFP・要件定義書の作成

具体的な行動方針が定まったら、RFPもしくは要件定義書の作成を行います。これまで集めた情報や課題を1つの書類にまとめていきましょう。なお、書類のまとめ方としては経緯や具体的な数値など詳細に記載すると、制作会社とのすり合わせ時に役立ちます。ニュアンスで記載するのではなく、データをもとに客観的な書類作成に努めましょう。

ここからは要件定義書に記載する項目を紹介します。7つの項目を一つずつ定めていき、サイトリニューアルに見通しを持ちましょう。要件定義が自社で困難な場合は、制作会社のサポートを受けるのもおすすめです。外注時に併せて確認しておきたい初回ヒアリングについては、以下の記事もぜひ参考にしてください。

https://depart-inc.com/blog/website-hearing/

サイトリニューアルの背景と目的

まずは、なぜサイトをリニューアルするか背景と目的を明確にします。データを利用するのはもちろん、サイトを実際に利用する顧客の声や従業員のアドバイスを取り入れるのも良いでしょう。データや意見から集めた課題をまとめ、リニューアルする目的を決定します。目的を設定すると、ゴールから逆算してすべきことが見えてくるでしょう。

サイトのターゲット・コンセプト

次にサイトのターゲットやコンセプトを明確にします。すでに設けられている場合はブラッシュアップを行います。ターゲットの属性をより明確にしたり行動変容を定めたりしましょう。さらに、サイト全体のコンセプトも決めていきます。ターゲットが好むデザインやカラー、コンテンツの配置など細部までイメージを膨らませましょう。

サイトリニューアルにかかる費用

おおよそのイメージが固まったら費用を算出します。内製化する場合は、人件費やサーバーの導入費用など必要経費を見積もりましょう。制作会社に依頼する場合は、複数社で見積もりを出してもらい、おおよその金額を把握します。

リニューアルにかかる費用は、サイトの規模範囲によって大きく異なります。制作会社に依頼する場合は、ただリニューアル費用として考えるのではなくディレクション費やサイト設計費、デザイン費など項目分けして予算を立てましょう。

サイトリニューアルのスケジュール

予算の目処が立ったら、リニューアルにかかるスケジュールを立てていきます。内製化する場合は自社で段取りを組みますが、制作会社に依頼する場合は自社の希望納期を定めたうえで提案します。

具体的には、サイト公開予定日から逆算してスケジュールを立てていきましょう。サイトのリニューアルは予期せぬトラブルが頻発するため、余裕を持った設定がおすすめです。テストの時間も十分確保し、公開後にトラブルが起こらないよう進めていきましょう。

サイトマップ

スケジュール計画と並行して、サイトマップを設計します。サイトマップはリニューアルする箇所だけでなく、サイト全体を図式化するものです。ページ同士の構造を明確にし、ターゲットの導線を明らかにしましょう。

なお、サイトマップの設計はチームや制作会社との認識のずれを視覚的に解消できるメリットがあります。サイトマップ作成はパワーポイントやエクセルなどはもちろん、専用ツールの活用もおすすめです。

サイトリニューアルで実装する機能

サイトの全貌が明らかになったら、実装する機能を決めていきます。場合によってはCMSやソフトウェア環境の見直しも必要になるため、まずリニューアルで何をしたいかを軸に必要な機能やツールを選定します。

社内にサイト運用の責任者がいないケースでは、実装する機能で迷うこともあるでしょう。その場合は、制作会社のアドバイスを受けながら機能を選定します。必要機能と予算の照らし合わせが重要なポイントです。

インフラ環境

リニューアルの具体的な内容を決めながら、インフラ環境の設定も行いましょう。リニューアルに際してサーバーやドメインの移管を行うのであれば、設定作業が必要です。また、リニューアル後のサイト規模が大きくなる場合は、容量の大きいサーバーやプランへの切り替えも欠かせません。ドメイン変更においてはドメインパワーがリセットされてしまうため、慎重に移管作業を行いましょう。

サイトリニューアルはただ見た目を変化させるだけでなく、要件定義を行い戦略的に進める必要があります。闇雲に各コンテンツを触ると整合性が取れなかったり、かえって閲覧数が低下したりする可能性も考えられます。自社の求めるゴールを明確にしたうえで制作会社に依頼しましょう。

株式会社デパートでは、サイトリニューアルにおける要件定義のサポートから実施まで一貫して対応可能です。要件定義作成でお悩みの方は、無料相談で対応させていただきますので、ぜひ一度ご相談ください。